Apa yang Terjadi (AYT)
Kesalahpahaman dan miskomunikasi dengan vendor yang menyebabkan keterlambatan 

Apa yang Seharusnya (AYS)
Membangun komunikasi awal (komitmen) yang baik dengan vendor secara terbuka, kredibel dan obyektif untuk meminimalisir kesalahpahaman

Lihat Langsung (Genba)
Perbedaan data yang disajikan oleh vendor

Mencari Titik Masalah
Kesalahpahaman menjadi salah satu kendala utama dalam pekerjaan pengadaan barang sehingga terjadi keterlambatan administrasi

Periksa Pola yang Terjadi
Perbedaan data yang disajikan oleh vendor

Mendapatkan Data dan Analisa
Perbedaan isi data yang disajikan vendor (Volume barang, spesifikasi barang dan harga yang telah disepakati)

Hipotesa

• Perbedaan data
• Perbedaan cara perhitungan (Perpajakan)

Kegiatan
Verifikasi data dan persamaan perhitungan perpajakan

Apa yang Seharusnya

• Data spesifikasi barang yang sama antara perusahaan dan vendor
• Cara perhitungan perpajakan yang sama antara perusahaan dan vendor

Apa yang Terjadi
Muncul perbedaan data yang disajikan oleh vendor dengan data yang ada di perusahaan

Hasil
Ditemukan data yang berbeda antara vendor dengan perusahaan

Why 1

• WHY #1: Kenapa terjadi perbedaan data vendor dengan perusahaan?
• Jawab #1: Karena adanya kesalahpahaman antara admin (vendor) dengan owner (vendor)

Why 2

• WHY #2: Kenapa ada kesalahpahaman di antara vendor?
• Jawab #2: Karena owner (vendor) tidak mengkomunikasikan secara baik dengan admin (vendor), sehingga terjadi kesalahan penyajian data

Why 3

• WHY #3: Kenapa tidak terjalin komunikasi yang baik antara admin (vendor) dengan owner (vendor)?
• Jawab #3: Karena owner (vendor) tidak memonitor admin (vendor) dalam proses pengerjaan serta tidak ada pemeriksaan terlebih dahulu sebelum dikirim ke perusahaan

Why 4

• WHY #4: Kenapa owner (vendor) tidak memonitor pekerjaan admin (vendor)?
• Jawab #4: Karena owner (vendor) terlalu percaya dengan admin (vendor)

Why 5

• WHY #5: Kenapa terlalu percaya dengan admin (vendor)?
• Jawab #5: Karena owner (vendor) memiliki terlalu banyak pekerjaan pengadaan di beberapa perusahaan yang lainnya.

Masalah Sesungguhnya
Terjadi perbedaan penyajian data oleh vendor kepada perusahaan

Akar Masalah
Belum ada komunikasi yang baik antara owner (vendor) dengan admin (vendor) yang menyebabkan kesalahan penyajian data, sehingga berakibat terjadinya keterlambatan administrasi pembayaran maupun pemberkasan

Solusi
Membangun komunikasi yang baik dengan owner ataupun admin vendor secara terbuka, kredibel dan obyektif sehingga dapat memperoleh kesepakatan bersama

PIC
Tim pengadaan barang

Batas Waktu
10 hari

Progress
Komunikasi yang baik antara vendor dengan perusahaan