Apa yang Terjadi (AYT)

Proses verifikasi berkas transaksi lebih dari ketentuan jangka waktu maksimal 3 hari

Apa yang seSarusnya (AYS)

Proses verifikasi berkas transaksi harus diselesaikan dalam jangka waktu maksimal 3 hari

Lihat Langsung (Genba)

Keterlambatan penyelesaian proses verifikasi berkas transaksi

Mencari Titik Masalah

Banyaknya tanggungan verifikasi yang harus diselesaikan dalam jangka waktu 3 hari, ditambah dengan keterlambatan sebelumnya

Periksa Pola yang Terjadi

Proses verifikasi berkas yang selalu mengalami keterlambatan

Mendapatkan Data dan Analisa

• Banyaknya ketidak-lengkapan administrasi pada berkas transaksi seperti cap, tanda tangan ataupun paraf dan lampiran yang menyebabkan proses verifikasi menjadi lebih lama
• Terdapat beberapa seksi yang tidak tepat waktu dalam mengumpulkan berkas transaksi
• Keterlambatan verifikasi berkas transaksi telah terjadi sejak awal periode Januari 2023 hingga saat ini (Oktober 2023)

Hipotesa

Ketidaklengkapan administrasi pada berkas transaksi dan keterlambatan pengumpulan berkas transaksi menyebabkan lambatnya verifikasi berkas transaksi

Kegiatan

Menyelesaikan verifikasi berkas transaksi beserta keterlambatannya

Apa yang Seharusnya

• Verifikasi berkas transaksi dari tiap seksi harus lengkap secara administrasi
• Tidak adanya keterlambatan yang berkepanjangan

Apa yang Terjadi

Muncul penumpukan keterlambatan verifikasi yang terjadi secara terus-menerus karena faktor administratif

Hasil

Berkas transaksi yang tidak lengkap secara administratif menyebabkan proses verifikasi semakin lama dan menumpuk

Why 1

• WHY #1: Kenapa terjadi penumpukan verifikasi berkas transaksi?
• Jawab #1: Karena ketidak-lengkapan administrasi pada berkas transaksi

Why 2

• WHY #2: Kenapa terjadi ketidaklengkapan administrasi pada berkas transaksi yang perlu di-verifikasi?
• Jawab #2: Karena kurangnya ketelitian dalam berkas transaksi sebelum dikumpulkan

Why 3

• WHY #3: Kenapa terjadi ketidak-telitian dalam mengisi kelengkapan administrasi berkas transaksi?
• Jawab #3: Karena membutuhkan waktu dalam menyelesaikan satu berkas transaksi yang berbanding lurus dengan proses verifikasi berkas membutuhkan waktu yang lama

Why 4

• WHY #4: Kenapa penyelesaian verifikasi berkas transaksi membutuhkan waktu yang lama?
• Jawab #4: Karena harus melengkapi, merapikan dan mengarsipkan sejumlah berkas transaksi yang menumpuk setiap harinya

Why 5

• WHY #5: Kenapa berkas harus lengkap, rapi dan diarsipkan?
• Jawab #5: Karena berdasar pada Standar Operasional Prosedur (SOP) yang benar

Masalah Sesungguhnya

Lamanya proses verifikasi berkas transaksi

Akar Masalah

Sejumlah banyak berkas transaksi yang sudah terlanjur menumpuk hanya dikerjakan 3 orang saja

Solusi

Menyelesaikan verfikasi berkas transaksi yang menumpuk dan memberikan pengertian kepada seksi lain terkait verifikasi berkas transaksi

PIC

Seksi Supporting dan Seksi Pelayanan

Batas Waktu

90 hari

Progress

Proses rekonsiliasi dengan bagian seksi lain bersama dengan Seksi Supporting