Apa yang Terjadi (AYT)

Proses pengajuan permintaan pegawai saat ini dilakukan secara bersurat kepada Divisi Human Capital, dimana pengiriman surat membutuhkan biaya ekspedisi, waktu yang lama, potensi human error dan pengelolaan arsipnya yang kurang tertib

Apa yang Seharusnya (AYS)

Proses pengajuan harusnya bisa dilakukan secara sentral dengan menggunakan aplikasi dari Divisi Human Capital sehingga mengurangi biaya pengiriman, mempersingkat waktu pengajuan, mengurangi potensi human error dan dapat tertib secara administrasi

Lihat Langsung (Genba)

Proses pengajuan bersurat yang terkadang terselip, atau tidak tersampaikan dengan baik di Divisi Human Capital

Mencari Titik Masalah

Proses pengajuan yang masih manual, sehingga timbul berbagai kendala dari sisi waktu, biaya dan administrasi

Periksa Pola yang Terjadi

Pengajuan permintaan pegawai dilakukan secara bersurat dengan ditandatangani oleh Pemimpin Unit Kerja, kemudian dikirim ke Divisi Human Capital menggunakan jasa kirim atau ekspedisi. Setelah sampai di Divisi Human Capital, menunggu disposisi dari Kepala Divisi ke Sub Divisi Perencanaan, dan disposisi ke Analis Rekrutmen sehingga membutuhkan waktu yang lama dan rawan terjadi miss dokumen

Mendapatkan Data dan Analisa

Proses pengajuan seharusnya bisa dilakukan menggunakan sistem yang terintegrasi, sehingga tertib secara administrasi, historinya jelas dan lebih cepat dalam proses pemenuhan kebutuhan pegawai tersebut

Hipotesa

Proses pengajuan permintaan pegawai yang lama, membutuhkan biaya yang besar dan tidak tertib secara administrasi

Kegiatan

Pengajuan permintaan pegawai oleh Unit Kerja

Apa yang Seharusnya

Proses pengajuan permintaan pegawai yang lebih cepat, zero cost, terintegrasi dan tertib secara administrasi dan historI

Apa yang Terjadi

Proses pengajuan permintaan pegawai yang lama, membutuhkan banyak biaya dan tidak tertib secara administrasi

Hasil

Proses pemenuhan pegawai yang lama, dan tidak tertib administrasi

Why 1

• Why #1: Kenapa pengajuan permintaan pegawai membutuhkan waktu yang lama?
• Jawab #1: Karena dilakukan secara bersurat dan melalui proses disposisi yang cukup lama dan bertingkat

Why 2

• Why #2: Kenapa pengajuan permintaan pegawai memakan biaya yang besar?
• Jawab #2: Karena dilakukan secara bersurat dan dikirim melalui jasa pengiriman atau eskpedisi sehingga menimbulkan cost yang besar

Why 3

• Why #3: Kenapa pengajuan permitaan pegawai rawan terjadi human error maupun ketidak-tertiban administrasi?
• Jawab #3: Karena dilakukan secara manual sehinggal potensi adanya human error cukup tinggi

Masalah Sesungguhnya

Proses pengajuan permintaan pegawai yang lama, membutuhkan biaya besar dan tidak tertib administrasi

Akar Masalah

Proses pengajuan dilakukan secara manual dengan cara bersurat ke Divisi Human Capital

Solusi

Proses pengajuan permintaan pegawai melalui aplikasi yang terintegrasi sehingga lebih efisien secara biaya, efektif secara waktu dan tertib administrasi

PIC

Analis Organisasi dan Kebijakan Human Capital, Analis Rekrutmen, Analis Manajemen Kinerja dan Karir

Batas Waktu

90 hari

Progress

Proses analisa kebutuhan dan alur proses bisnis