Apa yang Terjadi (AYT)

Penataan arsip yang terbengkalai

Apa yang Seharusnya (AYS)

Arsip tertata rapi dan up-to-date

Lihat Langsung (Genba)

Arsip mutasi yang belum tertata rapi, masih belum masuk rak arsip dan tanggal belum terurut

Mencari Titik Masalah

Karena ruang penyimpanan arsip sudah penuh, sehingga menyulitkan dalam penataan

Periksa Pola yang Terjadi

Perngarsipan yang terlambat

Mendapatkan Data dan Analisa

Berkas arsip yang tertumpuk di tempat arsip dan belum urut, tempat arsip di bagian bawah yang sudah penuh, sebagian dipidahkan ke tempat lain dan sudah penuh juga, adanya arsip yang memang harus dImusnahkan

Hipotesa

Karena kekurangan ruangan arsip bisa mengakibatkan arsip terbaru menumpuk, karena setiap hari selalu ada mutasi baru, yang mengakibatkan petugas kebingungan harus ditaruh di mana lagi.

Kegiatan

Menata mutasi arsip sesuai dengan urutan tanggal

Apa yang Seharusnya

Mempunyai ruang penyimpanan arsip yang luas dan memadai

Apa yang Terjadi

Mutasi arsip kantor tersimpan dalam beberapa tempat penyimpanan yang letaknya berbeda, seperti di kantor, di rumah dinas dan di gudang kantor

Hasil

Kesulitan dalam pencarian nota mutasi

Why 1

• Why #1: Kenapa kesulitan dalam mencari dokumen atau nota tahun-tahun yang lalu?
• Jawab #1: Karena kesulitan mencari letaknya

Why 2

• Why #2: Kenapa kesulitan mencari letaknya?
• Jawab #2: Karena sebagian arsip belum urut

Why 3

• Why #3: Kenapa belum urut?
• Jawab #3: Karena penyimpanan arsip di kantor terletak dalam beberapa tempat

Why 4

• Why #4: Kenapa terletak dalam beberapa tempat?
• Jawab #4: Karena gudang di kantor sudah penuh sehingga beberapa arsip dipindahkan ke dua tempat yang berbeda

Why 5

• Why #5: Kenapa dipindahkan ke dua tempat yang berbeda?
• Jawab #5: Karena belum ada tempat khusus arsip yang luas dan memadai

Masalah Sesungguhnya

Arsip yang tertumpuk di luar ruangan arsip (terbengkalai)

Akar Masalah

Belum adanya gudang arsip yang luas dan memadai

Solusi

Segera menyelesaikan penjilidan mutasi, mencari vendor penitipan arsip dan mensortir arsip yang lebih dari 10 tahun untuk segera diusulkan untuk pemusnahan

PIC

Kasie Supporting

Batas Waktu

90 hari

Progress

Gudang arsip tersusun rapi dan memudahkan petugas dalam pencarian nota atau dokumen