🏚️ Home  \  Problem Solving & Decision Making

Faradista Sekar Nagari
Batch 2
👤 M.2899
✏️ Analis Human Capital Information System
📍 Divisi Human Capital

Supervised by

R. Sri Rejeki
✏️ Analis Hubungan Pegawai dan Industrial

📝 Problem

Kategori: Operation
Belum ada monitoring terhadap data kepemilikan ID Card pegawai

Analisa Masalah

Elaborasi tahapan sistematis mulai dari menggali inti masalah sampai dengan komitmen untuk merealisasikan solusinya

Kejelasan Masalah
Situasi
Hipotesa
Akar Penyebab
Solusi
R
Action Plan

#1 - Analisa Kejelasan Masalah

Apa yang Terjadi (AYT)

Belum ada pelaporan permintaan ID Card hilang/rusak dan pengembalian ID Card pegawai non aktif

Apa yang Seharusnya (AYS)

Wajib melakukan pelaporan terkait permintaan dan pengembalian ID Card terkait hilang/rusak dan non aktif)

Lihat Langsung (Genba)

Permintaan ID Card tidak termonitor secara langsung, sistem yang ada sebelumnya hanya dilakukan pengiriman surat, dan ID Card dipesan tanpa ada pengetahuan proses dari Unit peminta ID Card

Mencari Titik Masalah

Tidak adanya transparansi data, jadi tidak diketahui data yang pernah meminta, dan juga tidak ada track record real time terkait prosesnya

#2 - Analisa Situasi

Periksa Pola yang Terjadi

  • Hilang/rusak dan pengembalian ID Card pegawai non aktif
  • Belum adanya sistem untuk melakukan pencatatan terkait ID Card yang pernah diproduksi oleh DHC dan didistribusikan kepada Unit Kerja

Mendapatkan Data dan Analisa

Berdasarkan data yang ada, selama 3 bulan terakhir terdapat 20 ID Card pegawai yang hilang dan dipenuhi tanpa adanya pencatatan resmi melalui sistem yang ada, hanya menggunakan spreadsheet

#3 - Analisa Hipotesa

Hipotesa

Belum adanya sarana dan SOP yang ditetapkan

Kegiatan

Pembuatan sarana dan SOP

Apa yang Seharusnya

Membuat sistem dan SOP agar tercipta pelaporan yang jelas dan pasti dari pegawai

Apa yang Terjadi

Belum tersedianya pencatatan dan pelaporan yang terintegrasi

Hasil

Adanya gap antara kebutuhan dan kenyataan

#4 - Analisa Akar Penyebab

Why 1

  • WHY #1: Kenapa belum ada pencatatan dan SOP terkait ID Card pegawai?
  • Jawab #1: Karena belum ada sistem yang ditetapkan

Why 2

  • WHY #2: Kenapa pengiriman dan proses ID Card lama?
  • Jawab #2: Karena belum ada peraturan dan SOP yang jelas

Why 3

  • WHY #3: Kenapa ID Card pegawai mudah hilang?
  • Jawab #3: Karena rasa tanggung jawab yang kurang

Why 4

  • WHY #4: Apa masalah yang ditimbulkan?
  • Jawab #4: Tidak adanya aturan yang jelas, serta rekapan yang tidak pasti dan tidak rapi

#5 - Solusi

Masalah Sesungguhnya

Belum ada pelaporan permintaan ID Card hilang/rusak dan pengembalian ID Card pegawai non aktif

Akar Masalah

Belum adanya aturan yang ditetapkan

Solusi

Wajib melakukan pelaporan terkait permintaan dan pengembalian ID Card terkait hilang/rusak dan non aktif

PIC

Faradista Sekar Nagari

Batas Waktu

29 Februari 2024

Progress

OK

#6 - Action Plan & Detail Action Steps

Finito!

Semua informasi di halaman ini diambil dari tugas akhir di training Problem Solving & Decision Making Bank Jateng. Semoga semua ilmu yang didapatkan bisa menambah wawasan dan menjadi insight di tempat kerja.

Follow social media kami

Organized by