Apa yang Terjadi (AYT)

Terdapat keterlambatan verifikasi berkas akuntansi sehingga terjadi penumpukan berkas

Apa yang Seharusnya (AYS)

Berkas akuntansi terverifikasi tepat waktu maksimal 3 hari kerja setelah input

Lihat Langsung (Genba)

Verifikasi berkas akuntansi terlambat

Mencari Titik Masalah

• Berkas akuntansi yang dikumpulkan ke Seksi Supporting belum lengkap
• Di sisi lain, berkas tersebut sudah terdapat stempel verifikasi dan paraf Supervisor
• Verifikasi berkas akuntansi tidak menjadi prioritas Seksi Supporting

Periksa Pola yang Terjadi

• Terdapat kekurangan kelengkapan pada berkas yang telah dikumpulkan, padahal sudah mendapat paraf dan stempel dari Kepala Seksi
• Terjadi pengulangan masalah pada kasus yang sama di bulan sebelumnya
• Pelaksana Seksi Supporting lebih memprioritaskan pekerjaan lain daripada memverifikasi berkas akuntansi

Mendapatkan Data dan Analisa

• Operator kurang aware dengan kelegkapan berkas
• Kepala Seksi terlena karena sudah percaya dengan Operator
• Terdapat 3 pelaksana Seksi Supporting, tetapi tidak semua mengerjakan pekerjaan verifikasi berkas
• Seksi Umum dan Seksi Akuntansi di merger menjadi Seksi Supporting, salah satu sebab pembagian pekerjaan yang tidak merata kepada setiap Pelaksana Seksi

Hipotesa

Keterlambatan verifikasi berkas akuntansi

Kegiatan

Verifikasi berkas akuntasi

Apa yang Seharusnya

Berkas akuntasi sudah terkumpul dan terverifikasi oleh Seksi Supporting maksimal 3 hari setelah input

Apa yang Terjadi

Terdapat berkas yang kurang lengkap sehingga dikembalikan ke Operator untuk dilengkapi

Hasil

Verifikasi dan packing berkas akuntansi tidak on-time

Why 1

• WHY #1: Kenapa terjadi keterlambatan verifikasi berkas akuntansi?
• Jawab #1: Karena terkadang berkas Operator yang diserahkan ke Seksi Supporting belum lengkap dan Seksi Supporting lebih fokus pada pekerjaan lain

Why 2

• WHY #2: Kenapa berkas Operator yang diserahkan ke Seksi Supporting belum lengkap dan Seksi Supporting lebih fokus pada pekerjaan lain?
• Jawab #2: Karena berkas yang terkumpul sudah di paraf oleh Supervisor tapi kenyataanya berkas belum lengkap dan Seksi Supporting mengutamakan pekerjaan lain dan mengesampingkan untuk verifikasi berkas

Why 3

• WHY #3: Kenapa berkas yang terkumpul sudah di paraf oleh Supervisor tapi kenyataanya berkas belum lengkap dan Seksi Supporting mengutamakan pekerjaan lain dan mengesampingkan untuk verifikasi berkas?
• Jawab #3: Karena Supervisor kurang detail dalam verifikasi berkas Operator dan Seksi Supporting lebih fokus pada pekerjaan terkait SDM, biaya umum, inventaris dan laporan monitoring harian.

Why 4

• WHY #4: Kenapa Supervisor kurang detail dalam verifikasi berkas Operator dan Seksi Supporting lebih fokus pada pekerjaan terkait SDM, biaya umum, inventaris dan laporan monitoring harian?
• Jawab #4: Karena Supervisor sudah percaya dan kurang meberikan atensi terhadap berkas akuntansi dari Operator dan Seksi Supporting, dan beranggapan bahwa pekerjaan lain lebih penting dan urgent

Masalah Sesungguhnya

Verifikasi berkas akuntansi terlambat dan menumpuk

Akar Masalah

Berkas tidak lengkap dan Seksi Supporting lebih memprioritaskan pekerjaan lain

Solusi

• Operator seharusnya lebih aware lagi degan kelengkapan berkas
• Supervisor seharusnya memberikan atensi lebih besar ketika memverifikasi berkas dari Operator, sehingga berkas yang terkumpul ke Seksi Supporting sudah lengkap tanpa kekurangan yang fatal
• Semua personil Seksi Supporting wajib memverifikasi berkas

PIC

Seksi Supporting

Batas Waktu

60 hari

Progress

• Menyatukan persepsi antara Operator dan Kepala Seksi akan pentingnya kelengkapan berkas
• Menyatukan persepsi bahwa setiap Seksi Supporting wajib melakukan verifikasi berkas akuntansi