Apa yang Terjadi (AYT)

Terkait dengan potongan gaji yang sering tidak sesuai

Apa yang Seharusnya (AYS)

Potongan gaji seharusnya sesuai dari data bendahara dinas dan juga data dari bagian admin kredit

Lihat Langsung (Genba)

Perbedaan data potongan bendahara dinas dan bagian admin kredit

Mencari Titik Masalah

Data potongan yang diberikan ke bagian back office tidak sesuai

Periksa Pola yang Terjadi

Data potongan yang dikirim ke back office tidak sesuai

Mendapatkan Data dan Analisa

Menjadikan data potongan yang akan di-upload tidak sesuai

Hipotesa

Perbedaan data potongan

Kegiatan

Potongan gaji ASN & pensiunan

Apa yang Seharusnya

Potongan yang dikirim bendahara dinas dan bagian admin kredit seharusnya sama

Apa yang Terjadi

Data potongan yang sering kali berbeda

Hasil

Perbedaan data potongan yang berbeda antara bendahara dinas dan bagian admin kredit

Why 1

• WHY #1: Kenapa terjadi perbedaan data antara bendahara dinas dan admin kredit?
• Jawab #1: Karena bendahara kurang informasi,bendahara tidak ingin mengubah atau mengisi potongan kredit, bagian admin kredit kurang cepat tanggap apabila bendahara memberikan informasi saat ada mutasi ASN atau ASN pensiun yang memiliki pinjaman

Why 2

• WHY #2: Kenapa bendahara kurang informasi, tidak mau mengubah atau mengisi potongan kredit dan kenapa bagian admin kredit kurang cepat respon setelah mendapat informasi dari bendahara?
• Jawab #2: Karena bendahara tidak mendapat informasi dari ASN terkait tentang pinjaman, tidak mendapat kiriman potongan dari admin kredit, bendahara memang tidak ingin mengisi, karena load pekerjaan di admin kredit

Why 3

• WHY #3: Kenapa bendahara tidak mendapat informasi,tidak mau mengisi atau merubah potongan kredit, dan kenapa load pekerjaan admin kredit?
• Jawab #3: Karena bendahara tidak mencari informasi secara detail ke ASN tersebut, karena bendahara merasa diisi atau tidak diisi, pasti dipotongkan oleh petugas bank, karena admin kredit tidak hanya input kredit ASN saja, tetapi juga kredit produktif dan juga kurang personil untuk maintenance potongan ASN

Why 4

• WHY #4: Kenapa bendahara tidak mencari informasi dan tidak mau isi potongan kredit?
• Jawab #4: Karena bendahara merasa yang terpenting adalah mengirim data gaji kotor masing masing ASN sama seperti di sistem dinas untuk potongan kredit, lalu menyerahkan ke petugas bank

Why 5

• WHY #5: Kenapa bendahara menyerahkan potongan kredit ke petugas bank?
• Jawab #5: Karena bendahara merasa itu bukan tugasnya dan menyerahkannya ke petugas bank

Masalah Sesungguhnya

Perbedaan data potongan antara dinas dan admin kredit

Akar Masalah

Bendahara tidak mau update potongan atau mengisi potongan kredit dan admin kredit kurang cepat tanggap apabila mendapat informasi terakit ASN pindah dinas, pensiun atau meninggal dunia, sehingga potongan masih dimasukkan ke dalam tagihan dinas

Solusi

Update aplikasi sistem gaji supaya admin kredit juga bisa mengakses dan memantau serta upload sendiri potongan kreditnya

PIC

Tsi back office & admin kredit

Batas Waktu

60 hari

Progress

Proses rekonsiliasi antara Tsi back office dan admin kredit