Apa yang Terjadi (AYT)

Verifikasi semua user ID tidak tepat waktu (H-1 bulan)

Apa yang Seharusnya (AYS)

Verifikasi semua user ID seharusnya minimal H-1 bulan

Lihat Langsung (Genba)

Sulitnya verifikasi semua user ID dengan tepat waktu

Mencari Titik Masalah

Terjadi penumpukan dan keterlambatan verifikasi semua user ID

Periksa Pola yang Terjadi

Dalam melakukan verifikasi semua user ID membutuhkan waktu yang lama karena user ID yang ada di Cabang jumlahnya banyak dan petugas bagian verifikasi hanya 1 orang saja.

Mendapatkan Data dan Analisa

Verifikasi semua user ID seharusnya pada bulan yang sama untuk mencegah adanya kesalahan atau untuk mendeteksi dini adanya penyimpangan/fraud

Contoh: Salah satu user ID di batch Teller ada slip yang hilang, jika verifikasi tidak terjadi penumpukan maka akan segera ditemukan dan disusulkan oleh Teller

Hipotesa

Terjadi penumpukan dan keterlambatan untuk verifikasi semua user ID

Kegiatan

Verifikasi semua user ID

Apa yang Seharusnya

Verifikasi semua user ID sesuai dengan bulan yang sama

Apa yang Terjadi

Verifikasi user ID membutuhkan waktu dan tenaga yang banyak karena jumlah verifikasi dengan jumlah user ID tidak sesuai

Hasil

Terjadi penumpukan verifikasi semua user ID dan mengakibatkan keterlambatan

Why 1

• Why #1: Kenapa terjadi penumpukan dan keterlambatan verifkasi semua user ID?
• Jawab #1: Karena jumlah user ID yang ada di Kantor Cabang banyak dan 1 orang user ID mendapat mutasi, sedangkan verifikator hanya 1 orang

Why 2

• Why #2: Kenapa verifikasi semua user ID membutuhkan waktu yang lama?
• Jawab #2: Karena jumlah verifikator terbatas dan selain verifikasi masih ada tugas dan pekerjaan lainnya

Why 3

• Why #3: Kenapa jumlah verifikator terbatas?
• Jawab #3: Karena bagian akuntansi yang sekarang menjadi Seksi Supporting membawahi verifikasi semua user ID, sedangkan di Cabang terdapat jumlah user ID yang banyak

Why 4

• Why #4: Kenapa verifikasi hanya dilakukan 1 orang dengan jumlah user ID yang banyak?
• Jawab #4: Karena adanya keterbatasan personil yang sekarang bergabung menjadi bagian Seksi Supporting

Masalah Sesungguhnya

Verifikasi semua user ID tidak tepat bulan

Akar Masalah

Terjadi penumpukan dan keterlambatan verifikasi semua user ID

Solusi

• Adanya petugas tambahan untuk membantu verifikasi semua user ID
• Melakukan verifikasi silang untuk semua user ID sehingga dapat mengejar keterlambatan dan penumpukan
• Adanya SDM magang dari universitas yang bisa dijadikan sebagai tenaga bantuan

PIC

Seksi Supporting

Batas Waktu

3 bulan

Progress

Proses mengejar keterlambatan dan penumpukan verifikasi semua user ID